Transport Email AI

TMS Email Automatisering

Automatische verwerking van email aanvragen naar het Transport Management System.

Uitdaging

De uitdaging

Transportbedrijven ontvangen dagelijks tientallen tot honderden email aanvragen voor ritten, leveringen en offertes. Elke email bevat cruciale informatie zoals ophaal- en afleveradressen, tijdvensters, ladingtype en speciale instructies.

Het handmatig verwerken van deze emails naar het Transport Management System (TMS) is tijdrovend en foutgevoelig. Medewerkers moeten gegevens uit emails extraheren en handmatig invoeren, wat leidt tot vertragingen en invoerfouten.

Oplossing

Onze oplossing

MovingUp ontwikkelde een AI-gedreven email verwerkingssysteem dat emails automatisch analyseert en verwerkt naar het TMS:

1. Email Parsing & Extractie

AI analyseert inkomende emails en extraheert automatisch relevante gegevens: adressen, data, tijden, ladingspecificaties en contactgegevens. Ook bijlagen zoals PDF's en Excel-bestanden worden verwerkt.

NLP Document Parsing Entity Extraction

2. Data Validatie & Verrijking

Geëxtraheerde gegevens worden gevalideerd tegen bekende klanten, adressen en routes. Incomplete data wordt automatisch aangevuld vanuit de klantdatabase.

Van: transport@klant.nl
Ophalen: Industrieweg 12, Rotterdam
Leveren: Oude Gracht 15, Utrecht
Datum: morgen tussen 9-12u
Lading: 2 pallets, 800kg totaal

→ Automatisch gematcht met:
  - Klant: Klant B.V. (ID: 12345)
  - Ophaal GPS: 51.9225, 4.4792
  - Lever GPS: 52.0907, 5.1214
  - Tijdvenster: 09:00-12:00

3. TMS Integratie

Gevalideerde transportopdrachten worden direct aangemaakt in het TMS via API-integratie. Bij twijfelgevallen krijgt de planner een notificatie voor handmatige controle.

API Integration TMS Connector Human-in-the-loop

Impact

Resultaten

85%

Emails automatisch verwerkt

90%

Minder handmatige invoer

<2 min

Van email naar TMS

99%

Data nauwkeurigheid

Planners kunnen zich focussen op optimalisatie i.p.v. data-invoer
Snellere doorlooptijd van aanvraag naar gepland transport
Minder fouten door geautomatiseerde validatie
Schaalbaar: meer emails verwerken zonder extra personeel

Technologie Stack

GPT-4 Email Parsing Document AI TMS API Kotlin + Spring Boot PostgreSQL

Ook email automatisering voor jouw bedrijf?

Ontdek hoe AI jouw email verwerkingsprocessen kan automatiseren. Start met onze gratis AI Readiness Scan.

Start AI Readiness Scan Neem contact op